Langkah-Langkah Mengelola Peralatan Kantor

Ilustrasi mengelola peralatan kantorPeralatan kantor sekarang semakin banyak variasinya. Berbagai jenis bahan, model, teknologi, tersedia dengan harga yang juga bervariasi. Pengadaan peralatan kantor harus diikuti dengan mengelola peralatan kantor dengan baik agar peralatan yang ada dapat berfungsi dengan baik dalam jangka waktu yang lebih panjang. Hal ini penting untuk efisiensi dan efektifitas perusahaan itu sendiri. Sebelum melakukan pengelolaan terhadap alat-alat kantor, ada baiknya kita mengenal apa saja ala-alat kantor yang dimaksud.

Peralatan kantor merupakan bagian dari perabotan kantor, selain bagian lainnya seperti perabot kantor, perabot kantor tempelan, hiasan kantor, alat bantu peraga, mesin kantor, interior kantor ,dan pesawat kantor.

Perabotan kantor adalah segala macam alat-alat kantor yang fungsinya menunjang pekerjaan kantor. Perabot kantor bisa juga diartikan semua bentuk peralatan yang berkaitan dengan penyimpanan hasil kerja, atau bermacam-macam office furniture, seperti lemari arsip, lemari buku, kursi sofa, kursi karyawan, rak buku, dan sejenisnya.

Hiasan kantor, interior kantor termasuk peralatan kantor yang sangat menunjang pekerjaan. Dengan adanya hiasan kantor dan interior kantor yang tepat, akan menciptakan suasana kerja yang nyaman. Selain itu penilaian pihak luar terhadap kantor juga akan berbeda apabila memilih hiasan dan interior kantor yang tepat. Misalnya, hiasan dinding, lampu ruangan, meja tamu, dan lain-lain.

Mesin kantor merupakan alat kantor berupa mesin-mesin yang dipakai untuk melancarkan pekerjaan kantor. Misalnya mesin photocopyprinterscanner, penghancur kertas, dan lain-lain. Alat bantu peraga yang dimaksud adalah peralatan kantor yang digunakan untuk memudahkan penyampaian perencanaan kerja atau hasil kerja, seperti proyektor, video player, tape recorder. Sementara pesawat kantor adalah peralatan kantor yang biasa digunakan untuk alat komunikasi, seperti pesawat telepon, fax, interkom, modem router, dan sejenisnya.

Peralatan kantor dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu:

  1. Peralatan yang habis pakai, yaitu alat-alat kantor yang hanya bisa dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya amplop, kertas, tinta, karbon, dll.
  2. Peralatan yang tidak habis pakai, yaitu alat-alat kantor yang bisa di pakai berulang kali atau tahan lama. Contohnya gunting, ordner, penggaris, whiteboard, dsb.

Pengelolaan alat-alat kantor dimulai sejak perencanaan pengadaan. Merencanakan apa saja alat-alat kantor yang akan diadakan untuk memenuhi kebutuhan kantor perlu mempertimbangkan beberapa hal. Misalnya jumlah peralatan yang dibutuhkan, tipe alat, merk, dan jumlahnya. Untuk mempermudah bisa dibuat tabel daftar kebutuhan alat kantor.

Pengadaan alat-alat kantor tidak selalu dengan membeli. Alternatif bentuk pengadaan antara lain, membuat sendiri, menyewa, meminjam, atau pengadaan barang dengan sistem sponsorship. Semuanya bergantung pada kebutuhan dan kebijakan kantor. Waktu pengadaan bisa direncanakan secara berkala sebagai bentuk belanja rutin, atau pengadaan insidentil. Pengadaan berkala biasanya untuk alat-alat kantor yang pasti habis dalam jangka waktu tertentu, seperti tinta, kertas, ballpoint.

Pengadaan insidentil dilakukan karena ada kebutuhan mendesak atau karena alat yang ada mendadak rusak. Pengadaan insidentil bisa dilakukan tanpa perencanaan, bisa juga dilakukan diluar rencana rutin. Misalnya sebuah perusahaan tidak merencanakan membeli mesin fotokopi tahun ini mendadak harus membeli karena rusak, maka pengadaan dilakukan pada bulan berikutnya.

Setelah pengadaan terpenuhi, alat-alat kantor perlu ditempatkan dan dicatat semua yang sudah terpenuhi, untuk kemudian disalurkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan. Penyimpanan alat-alat yang akan disalurkan harus memperhatikan karakter masing-masing alat, agar kondisi alat tetap baik. Misalnya untuk kertas, simpanlah di tempat yang kering dan tidak lembab. Pastikan tempat penyimpanan juga aman dari bahan-bahan yang berbahaya atau mudah terbakar.

Sebelum didistribusikan, beberapa jenis alat-alat kantor yang sudah siap dipakai perlu diberi label. Baik untuk alat yang bergerak atau tidak bergerak. Hal ini untuk memudahkan pengelolaan, pemantauan, dan perawatan. Pelabelan tergantung kebijakan masing-masing kantor.

Umumnya memakai kode tertentu berupa inisial kantor, bagian atau departemen, nomer urut, dan tanggal atau tahun pengadaan. Label ditempel di masing-masing alat, misalnya dibagian bawah laptop, dibagian bawah printer. Untuk alat yang tidak memungkinkan ditempeli label, tetap dicatat agar lebih mudah pemantauannya. Misalnya kertas, stepler, dan sejenisnya.

Saat alat-alat kantor akan didistribusikan kepada bagian-bagian yang membutuhkan, catatlah alat apa saja yang keluar, siapa penanggung jawab yang mengambil dan mengeluarkan barang, dan kondisi barang. Hal ini selain sebagai bagian tertib administrasi, juga penting sebagai bentuk pertanggung jawaban baik untuk pihak pengadaan maupun pihak yang memakai alat tersebut.

Saat alat-alat kantor sudah terdistribusikan ke masing-masing bagian yang membutuhkan, langkah mengelola peralatan kantor selanjutnya adalah perawatan. Perawatan penting untuk menjaga kondisi alat agar selalu siap pakai dan masa pemakaian lebih lama. Hal ini akan berdampak signifikan pada pengeluaran kantor. Perawatan alat-alat kantor bisa dilakukan oleh masing-masing bagian atau ada bagian khusus yang merawat baik pihak internal maupun eksternal. Secara garis besar perawatan alat-alat kantor dibedakan berdasarkan tempat barang disimpan, jenis alat, dan waktu pemakaian alat :

1. Menurut Kurun Waktu

  • Perawatan rutin atau perawatan sehari-hari, bisa dilakukan dengan membersihkan peralatan yang ada di kantor setiap hari tetap sesuai prosedur. Misalnya membersihkan layar monitor, tentu ada prosedur tersendiri sesuai ketentuan masing-masing alat. Selain itu, meletakkan alat-alat dengan aman juga termasuk bagian dari perawatan rutin.
  • Perawatan berkala atau perawatan berdasarkan kurun waktu, misalnya: mingguan, bulanan, tahunan, per enam bulan atau per 3 bulan. Perawatan semacam ini tergantung pada karakter masing-masing alat. Misalnya tinta printer, tinta stempel tentu berbeda-beda perawatan berkalanya.

2. Menurut Tempat Alat

  • Alat yang ada dalam ruang penyimpanan, perawatan dilakukan dengan cara meletakkan alat-alat kantor sesuai dengan kondisi alat dan bisa diawasi setiap saat.
  • Alat ada dalam pemakaian, maka alat-alat kantor harus digunakan sesuai prosedur pemakaian, pembersihan, dan meletakkannya di tempat yang aman. Misalnya laptop, gunakan sesuai prosedur dan apabila ditinggal di kantor, simpanlah di tempat yang aman dari air, tumpukan barang, dan dari jangkauan pencuri.

3. Menurut Jenis Alat

  • Alat bergerak atau alat yang bisa dipindahkan. Misalnya scanner, gunakan sesuai petunjuk pemakaian, apabila ada kerusakan atau gangguan teknis, lebih baik memakai jasa pihak perawatan yang disediakan kantor, atau menghubungi pihak luar yang dipercaya.
  • Alat tidak bergerak atau tidak bisa dipindahkan. Misalnya instalasi listrik/colokan listrik, gunakan seefisien mungkin. Hindari terlalu banyak sambungan yang akan meningkatkan tingkat kerawanan gangguan listrik. Matikan semua sarana listrik apabila tidak digunakan.

Bagian dari pengelolaan alat kantor lainnya adalah penghapusan, yaitu menghapus atau meniadakan alat-alat kantor dari dalam daftar inventaris, sesuai dengan peraturan masing-masing kantor. Hal ini dilakukan biasanya untuk mengganti alat kantor dengan alat yang baru. Penghapusan bisa dilakukan dengan menjual alat-alat kantor yang sudah tidak dibutuhkan lagi, menghibahkan kepada pihak lain, atau pelelangan.

Mengelola peralatan kantor sebaiknya dilakukan secara disiplin dan konsisten. Agar seluruh pemakai alat kantor selalu ingat untuk melakukan perawatan dan memakai alat kantor dengan baik, cobalah untuk menempelkan beberapa peringatan di tempat-tempat tertentu. Misalnya ‘Matikan Bila Tidak Dipakai’, ‘Dilarang Merokok Dalam Ruangan Ini’. Peringatan-peringatan seperti itu bisa dibeli di toko-toko alat kantor atau dibuat sendiri. Perhatikan pemasangannya agar jangan sampai mengganggu keindahan kantor tapi tetap mengena.

Speak Your Mind

*