Teknik Menulis Surat Dinas

Ilustrasi menulis surat dinas
Dalam sebuah perusahaan atau instansi, kemampuan menulis surat dinas mutlak diperlukan oleh seorang sekretaris. Surat dinas merupakan media komunikasi resmi yang berisi pesan atau informasi penting dalam sebuah instansi atau antarinstansi pemerintahan. Kata-kata yang digunakan harus lugas dan tidak mempunyai makna ganda. Kalau satu kata bermakna ganda, maka akan ada pengertian yang berbeda yang akan membuat pihak yang menerima surat tidak mampu memahami surat tersebut dengan baik.

Mengenal Surat Dinas

Sebelum menulis sebuah surat dinas kita perlu mengenal terlebih dahulu apa itu surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau perusahaan swasta. Surat dinas digunakan untuk keperluan komunikasi antarkantor dan biasanya dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat pada sebuah instansi pemerintah. Surat dinas ini bisa juah dikatakan sebagai surat perintah. Sebuah surat dinas bisa saja menjadi cukup panjang karena memuat sebuah Jutlak atau Petunjuk Pelaksanaan.

Membuat surat dinas sangat berbeda dengan menulis surat pribadi dan surat niaga. Ada aturan mengenai estetika, isi dan bahasa surat yang harus dipatuhi. Hal ini sudah menjadi satu aturan yang tidak bisa diganggu gugat karena menjadi satu ciri khas yang harus dimiliki oleh sebuah surat.

Ciri-ciri Surat Dinas
Sebelum membuat surat dinas kita perlu mengenal ciri-ciri umum surat dinas. Adapun ciri-ciri umum surat dinas di antaranya yaitu;

* Format resmi (sudah baku), tidak bisa semaunya.
* Isi singkat, padat dan langsung pada maksud dan tujuan
* Menggunakan bahasa baku (sesuai EYD), jelas, padat dan komunikatif.

Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki fungsi dan kedudukan yang sangat penting dalam administrasi sebuah instansi pemerintah, di antaranya yaitu:

1. Dokumen tertulis
2. Pedoman kerja, serta panduan dalam membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
3. Reminder (pengingat) atau arsip jika suatu saat diperlukan
4. Bukti historis, sebagai gambaran perkembangan instansi yang bisa dilihat suatu saat nanti.

Ketika seseorang mendapatkan surat dinas, artinya ia harus mengemban amanat yang tertulis pada surat dinas itu. Orang yang bersangkutan menjadi penanggung jawab terhadap apa yang diperintahkan dan tidak bisa memberikan tanggung jawab tersebut kepada orang lain. Kalau ia merasa tidak sanggup, maka ia harus mengkomunikasikan hal tersebut. Jika ia menolak dan atau digantikan dengan oarng lain, maka surat dinas pun harus diganti. Hal ini sudah menjadi satu aturan yang baku.

Seorang pejabat atau seseorang yang memasuki dunia birokrasi, harus tahu bagaimanan memahami sebuah surat dinas. Bahkan ada satu pelatihan atu pelajaran khusus untuk mengetahui tentang pengertian sebuah surat dinas ini. Tanpa adanya suatu pelatihan atau pengetahuan tentang surat dinas, maka seseorang tidak bisa memasuki dunia birokrasi yang cukup kompleks tersebut.

Macam-macam Surat Dinas

Berikut beberapa contoh surat yang termasuk surat dinas.

1.    Surat Permohonan
Hal-hal yang harus dicantumkan dalam sebuah permohonan adalah:
1. Identitas pemohon.
2. Tujuan dan alasan permohonan
3. Isi permohonan
4. Batasan waktu untuk menjawab permohonan
5. Pernyataan kesungguhan dalam bermohon.

2. Surat Pemberitahuan
Sesuai dengan namanya surat pemberitahuan memuat informasi tentang pengumuman atau sosialisasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh pihak terkait. Jadi surat ini sifatnya hanya sebagai penyampai kabar atau informasi. Sehingga tanggapan dalam bentuk surat tidak diperlukan.

Adapun sitematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut:
1. Bagian pembuka; memuat masalah pokok surat.
2. Bagian isi; memuat rincian, uraian atau penjelasan dari masalah pokok yang diinformasikan
3. Bagian penutup; memuat harapan agar pihak yang dimaksud memaklumi hal-hal yang disampaikan.

3. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang memuat informasi dan keterangan resmi mengenai status atau kondisi seseorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang. Contohnya surat keterangan berkelakuan baik, surat keterangan domisili, surat keterangan tidak mampu, surat keterangan bebas dari narkoba dan lain sebagainya.

Surat ini biasanya dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan instansi tertentu atas permintaan dari yang berkepentingan. Hal-hal yang harus disebutkan dalam surat keterangan diantaranya yaitu:

1. Data pribadi dan jabatan pihak yang menerangkan.
2. Data pribadi pihak yang diterangkan
3. Isi keterangan
4. Tanggal berlakunya surat.
5. Pernyataan tentang kebenaran isi keterangan tersebut.

4. Memo dan Nota Dinas
Memo (memorandum) berasal dari kata memory yang artinya ingatan atau pengingat. Nota berasal dari kata note (bahasa inggris) yang berarti catatan. Memo dan nota dinas merupakan surat khusus yang dipakai sebagai sarana menyampaikan pesan atau pengingat antar pejabat dalam lingkungan instansi atau lembaga.

Memahami Surat Dinas

Tidak sulit untuk memahami sebuah surat dinas. Yang sulit itu terkadang adalah menjalankan apa yang tertulis dalam surat dinas. Kalau dahulu orang memahami kalau surat dinas ini hanya berasal dari instansi pemerintah. Tetapi sebenarnya tidak demikian. Pihak swasta pun mengenal surat dinas atau surat penugasan. Surat dinas ini pun menjadi satu istilah lumrah bagi sebuah surat yang berisi perintah dari atasan untuk bawahannya. Istilahnya mungkin saja berbeda-beda sesuai dengan kesepakatan sendiri. Namun, intinya sama.

Surat dinas ini bisa dikatakan sebagai surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau instansi. Ada kop atau nama lembaga, nomor surat, tujuan, dan sebagainya. Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan oleh sebuah sekolah yang mengundang para orangtua atau wali murid untuk menghadiri sebuah rapat antara guru dan orangtua untuk membahas tentang anak-anak yang akan menghadapi ujian nasional.

Bunyi surat tersebut biasanya, pertama tentang maksud dan tujuan akan diadakannya sebuah pertemuan. Kalau surat tersebut dikeluarkan oleh lembaga yang bernapaskan Islam, ada kata-kata, ‘Segala puji kita panjatkan kepada Allah Swt. Sholawat dan salam kita haturkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad saw. Semoga Allah Swt senantiasa memberikan kesehatan dan limbahan rahmat-Nya kepada kita semua.’ Selanjutnya baru mengenai latar belakang diadakannya pertemuan.

Tanggal dan waktu pertemuan serta tempatnya. Setelah itu diutarakan tujuan diadakannya pertemuan. Biasanya surat undangan ini hanya terdiri dari satu lembar. Berbeda kalau surat dinas itu mengenai satu acara yang memakan waktu cukup lama dan diselenggarakan dalam beberapa hari. Biasanya ada aturan acara dan waktu acara dilakukan per programnya.

Sebuah lembaga pendidikan luar sekolah yang mengeluarkan satu surat dinas berupa surat izin kepada sekolah tempat seorang anak yang mewakili kegiatan dari lembaga tersebut. Isi surat tersebut tentu saja adalah nama sang anak, alasan mengapa tidak memgikuti pelajaran di sekolah. Surat seperti ini cukup singkat dan padat tetapi harus ada cap dari lembaga pendidikan tersebut dan juga tanda tangan dari penanggung jawab kegiatan.

Surat dinas seperti ini memang merupakan surat resmi. Apalagi kalau menyangkut sejumlah uang yang harus dikeluarkan. Misalnya, sebuah perusahaan mengirimkan beberapa orang tenaga kerjanya untuk mengikuti sebuah pelatihan. Setiap orang tentu saja harus membayar sejumlah uang. Untuk mengeluarkan uang tersebut, pihak Keuangan akan mengeluarkan sejumlah yang diminta sesuai dengan jumlah pekerja yang dikirim. Kalau nama pekerja yang tidak tercantum dalam surat resmi, maka ia tidak berhal mendapatkan bayaran.

Surat resmi inilah yang akan memberikan dampak kepada pekerja yang namanya tercantum di surat tersebut. Surat ini akan menjadi satu dokumen resmi yang bisa menjadi sebuah bukti kalau pekerja yang bersangkutan telah  mengikuti satu pelatihan yang nantinya akan memberikan kenaikan gaji atau jabatan kepada mereka. Kalau tidak ada bukti, maka bisa saja satu orang akan dikirim berkali-kali ke banyak pelatihan. Hal ini tentu saja bukan sesuatu yang menyenangkan bagi karyawan lain yang belum mendapatkan pelatihan.

Surat penugasan yang juga merupakan surat dinas berisi nama pekerja yang akan menjalankan tugas. Di surat tersebut tertulis jabatan dan wewenang dari pekerja yang bersangkutan terhadap apa yang harus dilakukan. Tidak boleh melebihi wewenang. Kalau hal ini terjadi, artinya akan ada tumpang tindih pekerjaan. Harus ada cara lain yang bisa membuat pekerjaan itu cepat selesai dan artinya tugas telah dilakukan dengan baik dan tidak ada celanya.

Jadi menulis surat dinas tidak terlalu sulit. Kita hanya perlu mematuhi aturan baku dan format yang berlaku. Pemahaman adalah sesuatu yang sangat penting. Selamat membuat surat dinas.

Speak Your Mind

*